Inglés para agencias de marketing
Emails y Slack en inglés con clientes, para agencias de marketing
Plantillas listas para usar y reglas para escribirle a clientes de EE.UU.: emails, Slack, tono, husos horarios y feriados. Pensado para account managers, estrategas y project managers de agencias de Buenos Aires.
Reserva una clase de pruebaAnatomía de un email a un cliente
Los clientes de EE.UU. leen rápido, muchas veces desde el celular. Un buen email es corto, tiene un solo pedido y dice exactamente qué pasa después.
- 1
Asunto
Di el tema y la acción. 'Approval needed by Thursday, 5 pm ET: homepage banner'.
- 2
Primera línea
Pon el punto primero. El contexto viene después.
- 3
Un solo pedido
Un pedido por email. Si tienes tres, manda tres emails o numéralos.
- 4
Plazo con zona horaria
Da un día, una hora y una zona: 'Thursday, 5 pm ET'. Nunca 'soon' ni 'EOD' solos.
- 5
Próximo paso
Cierra con lo que harás y cuándo: 'I'll send the final files on Friday.'
Plantillas: onboarding y kickoff
Reemplaza todo lo que está entre [corchetes]. Saca lo que no necesites. Deja el plazo y el próximo paso.
| Situación | Plantilla |
|---|---|
| Bienvenida | Subject: Welcome to [Agency]: kickoff on [day], [time] ET. Hi [Name], we're excited to start on [project]. I'm your main contact, and [Name] will support me on [area]. On [day] at [time] ET we'll cover goals, timeline and who does what. Could you send [access or brief] by [day], [time] ET? I'll send the agenda tomorrow. |
| Pedido de accesos | Subject: Access needed by [day], [time] ET: [platform] for [project]. Hi [Name], to start on [channel] we need access to [platform, for example ad account, analytics or CMS]. Could you add [email] as [role]? The steps are here: [link]. Once it's done, reply 'added' and I'll confirm it works on our side the same day. If someone else manages this, could you point me to them? |
| Cuestionario antes del kickoff | Subject: Questionnaire before kickoff: please answer by [day]. Hi [Name], to make our first call useful, could you fill in this form: [link]? It covers goals, audience, past results and brand rules. It takes about [time]. Partial answers are fine. If something is unclear, reply here and I'll clarify. Thanks! |
| Agenda del kickoff | Subject: Kickoff agenda for [day], [time] ET. Hi [Name], here is the plan for [duration]: 1. Introductions. 2. Goals and how we'll measure success. 3. Timeline and milestones. 4. Roles and how we'll communicate. 5. Open questions. Please invite anyone who decides on [topic]. The call link is [link]. Is there anything you'd like to add? |
| Resumen del kickoff | Subject: Kickoff recap and next steps. Hi [Name], thanks for the great call. Goals: [goal 1], [goal 2]. Timeline: [milestone] on [date]. Owners: [me] on [task] by [day]; [you] on [task] by [day]. Open questions: [question]. Please reply if I missed or misunderstood anything. |
Plantillas: el trabajo del día a día
Los emails que mandas todas las semanas. Que sean cortos y que siempre nombren al responsable y la fecha.
| Situación | Plantilla |
|---|---|
| Update semanal | Subject: [Client] weekly update, [date]. Hi [Name], here is the week. Done: [1 to 3 items]. Next week: [1 to 3 items]. Needs your input: [one item], by [day], [time] ET. Happy to hop on a call if it's easier. |
| Pedido de materiales | Subject: Assets needed by [day], [time] ET: [campaign]. Hi [Name], to keep [launch] on track for [date], could you send [logo files, product photos, copy]? Format: [format]. You can upload them here: [link]. If some are not ready, send what you have and tell me what is missing. |
| Pedido de aprobación | Subject: Approval needed by [day], [time] ET: [item]. Hi [Name], the [item] is ready for your review: [link]. Could you approve it or send changes by [day], [time] ET? That keeps [launch] on [date]. You can reply 'approved' or list changes in one message. Please gather all feedback in one reply, so we can do it in a single round. |
| Reclamar una aprobación | Subject: Reminder: [item] needs your OK by [day]. Hi [Name], just following up on my note from [day]. We need your approval on [item] by [day], [time] ET to keep [date]. If it's easier, reply with just 'approved'. If we don't hear back, [what happens: the date will move to X]. |
| Reprogramar una reunión | Subject: Can we move [meeting] to [new day], [time] ET? Hi [Name], I'm sorry, but I need to move our call on [day], [time] ET because [short reason]. Would [option 1] or [option 2] work? Here is my calendar: [link]. The agenda stays the same. Thanks for understanding. |
| Resumen de una reunión | Subject: Thanks and next steps from today. Hi [Name], thanks for your time today. Recap: [decision 1], [decision 2]. Owners: [me] on [task] by [day]; [you] on [task] by [day]. I'll send [item] by [day], [time] ET. |
| Pregunta con respuesta sugerida | Subject: Question on [topic]: answer by [day], please. Hi [Name], one question on [topic]: [question, with the two options]. My suggestion is [option] because [reason]. If I don't hear back by [day], [time] ET, I'll go with it. Thanks! |
| Presentar a alguien del equipo | Subject: Meet [Name], your new [role] at [Agency]. Hi [Name], I'd like to introduce [Name], who will [role or task] from [date]. [Name] has worked on [relevant area]. I'll stay involved as [your role]. [Name], meet [Client Name], [their role]. Could you two find a time this week? I'll let you take it from here. |
Plantillas: propuestas, alcance, dinero y renovaciones
Comparte solo precios, tarifas y condiciones que tu agencia ya aprobó. Hasta entonces, usa los marcadores.
| Situación | Plantilla |
|---|---|
| Seguimiento de una propuesta | Subject: Following up on our proposal for [project]. Hi [Name], I wanted to check in on the proposal we sent on [date]: [link]. Do you have questions, or would a short call help? I can walk you through it on [day] or [day]. If the timing isn't right, no problem. Just tell me when to check back. |
| Pedido fuera de alcance | Subject: [Request] and the current scope. Hi [Name], thanks for the idea. This sits outside what we agreed in [SOW or brief]. We can do it as an add-on: about [time or cost, only if approved to share]. Would you like us to send a short quote, or keep the current plan? Either works. |
| Orden de cambio | Subject: Change order for [request]: please approve by [day]. Hi [Name], as discussed on [day], we'll add [new work] to the project. The change order is attached. Scope: [what changes]. Timeline: [new date]. Cost: [as in the attached order]. Please reply 'approved' or sign here: [link] by [day], [time] ET. We'll start once we have your OK. |
| Aumento de precios | Subject: Update to our rates from [date]. Hi [Name], thank you for working with us on [project]. From [date], the rate for [service] will change to [new rate]. Until then, your current rate stays. I'm happy to explain the reasons on a call. Could we find [time] this week? |
| Renovación | Subject: Renewing our work together from [date]. Hi [Name], our current agreement ends on [date]. Over this period we [1 or 2 real results]. For the next term, we suggest [plan]. Here is the proposal: [link]. Could we talk on [day] and confirm by [date]? That way there is no gap in [service]. |
| Recordatorio de factura | Subject: Invoice [number] due [date]. Hi [Name], a friendly reminder that invoice [number] for [USD amount] is due on [date]. It's attached again here. Could you confirm the payment date by [day]? Let me know if you need anything from our side, such as a PO number. |
| Pago atrasado | Subject: Overdue: invoice [number]. Hi [Name], invoice [number] for [USD amount] was due on [date] and we haven't received it. Could you tell me the payment date by [day]? It's attached again. If it's already paid, please send the reference so we can match it. As per [contract clause], [what happens next]. I'd rather solve this together. |
| Fin del contrato | Subject: Wrapping up our work on [project]. Hi [Name], our agreement ends on [date], so here is how we'll close: final deliverables on [date], access handover on [date], last invoice [number]. Could you confirm [item]? It has been a pleasure working with you. If you'd like to continue, [option]. |
Plantillas: momentos difíciles
Dilo pronto, dilo claro y después da el plan. Asume lo que es tuyo y sé específico.
| Situación | Plantilla |
|---|---|
| Plazo incumplido | Subject: Heads-up: [deliverable] will slip to [new date]. Hi [Name], I want you to hear this from me first. [Deliverable] will be ready on [new date], not [old date], because [one-line reason]. Here is what we're doing about it: [action]. I'll update you by [day], [time] ET. Sorry for the trouble. |
| Error en una campaña activa | Subject: Issue in live campaign [name]: we're fixing it. Hi [Name], we found an error in [campaign]: [what is wrong, in one line]. It affected [where] since [time]. We [paused or fixed] it at [time] ET. Next: [action], done by [time] ET. I'll send an update by [time] ET, and a short note on how we'll avoid it. Sorry about this. |
| Cliente disconforme | Subject: Your feedback on [deliverable]. Hi [Name], thank you for being direct. I understand [what they feel, in their words]. That's not the result you expected. Here is what I suggest: [action 1], [action 2]. Could we talk on [day], [time] ET so I can hear more? I'll send a plan by [day]. |
| Escalar un tema | Subject: Need your help to unblock [project]. Hi [Name], I'm reaching out because [item] has been open since [date] and it affects [deadline]. So far we have [what was tried]. Could you help with [decision or person]? Without it by [day], [time] ET, the launch moves to [date]. I've copied [Name] so we're all aligned. |
| Decir que no | Subject: About [request]. Hi [Name], thanks for the idea. We can't do [request] by [date] because [reason]. What we can do: [option A] by [date], or [option B] in [phase]. Which do you prefer? Happy to talk it through. |
| El cliente no responde | Subject: Checking in: [project] is waiting on [item]. Hi [Name], I haven't heard back since [date] and want to make sure this didn't get lost. We're waiting on [item]. Is [project] still a priority? Reply 'go' or 'pause' and I'll take it from there. I'll follow up again on [day]. |
| Pedir un testimonio o caso de éxito | Subject: Could you share a few words about our work? Hi [Name], we're glad about [result, only if real]. Would you be open to a short testimonial or a case study on [project]? I can draft it for your review, and nothing goes out without your approval. It would take about [time]. If you'd rather not, no problem at all. |
Plantillas: disponibilidad y husos horarios
Avisa antes de que importe, con fechas, el día de regreso y quién cubre.
| Situación | Plantilla |
|---|---|
| Aviso de feriado | Subject: Team off on [dates] for [holiday]: plan around it. Hi [Name], a heads-up: our team is off on [dates] for [holiday]. We're back on [date]. Before then, please send [item] by [day], [time] ET. For urgent things, contact [Name, email]. |
| Respuesta de fuera de oficina | Subject: Automatic reply: out of office until [date]. Hi, thanks for your message. I'm out of office from [date] until [date] and will reply on [date]. For urgent matters, please contact [Name] at [email]. For [type of request], [Name] can help. |
| Reprogramar por zona horaria | Subject: Proposed times for [meeting], in ET. Hi [Name], here are three options, all in ET: [day], [time]; [day], [time]; [day], [time]. That is [time] in Buenos Aires. If none works, send two that do. I'll send an invite as soon as you pick one. |
| Pedido urgente fuera de horario | Subject: Urgent request received: we start at [time] ET. Hi [Name], we got your message at [time] ET, after our working hours in Buenos Aires. We'll start at [time] ET tomorrow, and the earliest we can deliver is [day], [time] ET. If it can't wait, call [Name] at [phone]. Meanwhile, could you send [what we need]? |
Hilo de email completo: conseguir una aprobación
Un intercambio real, del pedido a la confirmación. Dana es la clienta y Lucía es la account manager.
| Remitente | Mensaje |
|---|---|
| Lucía (agencia) | Subject: Approval needed by Thu, 5 pm ET: Spring Sale banner. Hi Dana, the banner is ready: [link]. Could you approve it or send changes by Thursday, 5 pm ET? That keeps the launch on Monday. |
| Dana (clienta) | Looks great! Can we make the discount bigger and change the color? |
| Lucía (agencia) | Thanks, Dana. Bigger discount text is a small change, and we can do it today. A new color scheme needs a new design round, and the launch would move to [new date]. Which do you prefer? |
| Dana (clienta) | Just the bigger text. Keep the color. |
| Lucía (agencia) | Done. New version: [link]. Could you confirm by Friday, 12 pm ET? Then we schedule it for Monday. |
| Dana (clienta) | Approved. |
| Lucía (agencia) | Thank you! Approved on Friday. We'll schedule it for Monday, [time] ET and confirm once it's live. |
- El primer email tiene un plazo con zona horaria y dice por qué importa.
- Lucía separa un cambio chico de uno grande y nombra el costo del grande: una fecha más tarde.
- Hace una pregunta con dos opciones, para que Dana responda en cinco palabras.
- Pide una confirmación breve con un nuevo plazo.
- El último mensaje cierra el circuito: qué se aprobó, cuándo sale y qué pasa después.
Asuntos, vista previa y primera línea
- Pon las palabras clave primero. Los celulares cortan los asuntos largos.
- Nombra la acción y el plazo: 'Approval needed by Thu, 5 pm ET'.
- Agrega el nombre del cliente o proyecto para encontrarlo y archivarlo fácil.
- Tema nuevo, email nuevo, asunto nuevo. No respondas un hilo viejo para un pedido nuevo.
- Nada de 'Urgent!!!' ni mayúsculas. Una hora real funciona mejor que una palabra fuerte.
- Vista previa: muchas bandejas muestran el comienzo del email junto al asunto. Que la primera oración lleve el punto.
| Débil | Más fuerte | Por qué |
|---|---|---|
| Question | Approval needed by Thu, 5 pm ET: homepage banner | Dice la acción y el plazo |
| Update | [Client] weekly update, Oct 6 | Fácil de encontrar y archivar |
| Re: Re: Re: Campaign | Decision needed: budget for the April campaign | Un asunto nuevo para un pedido nuevo |
| Urgent!!! | Today by 3 pm ET: ad copy sign-off | Una hora real, no una palabra fuerte |
| Files | Final assets attached: Spring Sale (v3) | Dice qué y qué versión |
| Invoice | Invoice 0042 due Nov 15 | Número y fecha en el asunto |
| Following up | Following up: creative approval for launch on the 15th | Recuerda por qué importa |
| Meeting | Kickoff on Monday, 10 am ET: agenda inside | Día, hora y zona al principio |
| Primera línea débil | Primera línea mejor | Por qué |
|---|---|---|
| I hope this email finds you well. I am writing to inform you that… | The banner is ready for your review. | El punto va primero |
| Sorry to bother you again. | Following up on the approval we need by Thursday. | Sin disculpa, con una razón clara |
| As per my last email… | Quick recap of where we are: | Neutral. 'As per my last email' puede sonar a fastidio |
| I wanted to reach out regarding the report. | The report is attached. Two things to check: | Dice qué es y qué hacer |
| Hope you had a great weekend! Anyway, | Thanks for the call on Friday. One decision is open: | Cálido, pero al tema |
Mensajes de Slack según el tipo de canal
Slack es más rápido e informal que el email, pero las reglas son las mismas: un pedido, un plazo, un próximo paso. En un canal compartido el cliente ve todo, así que escribe como si lo fuera a leer. Porque lo va a leer.
| Situación | Mensaje |
|---|---|
| Update, no hace falta nada | Hi @Dana, the new ad set is live. First results by Friday. Nothing needed from you. |
| Pedido | @Dana, could you approve the banner by Thu, 5 pm ET? Link: [link]. Details in the thread. |
| Recordatorio | @Dana, a nudge on the banner approval. We need it by Thu, 5 pm ET to keep Monday's launch. |
| Mala noticia | @Dana, heads-up: the email send moves to [new date] because [reason]. I'm sending the details by email now. |
| Mensaje fuera de horario | Thanks, Dana. We'll look at it first thing tomorrow, [time] ET. |
| Decisión | Decision from today's call: we go with option B. Owner: [Name]. Date: [date]. |
| Situación | Mensaje |
|---|---|
| Traspaso | @Martín, the client approved the banner (see thread). Can you schedule it for Monday, [time] ET? Please confirm by Friday, 3 pm. |
| Bloqueo | Blocker: we still don't have [item] from [Client]. I'll chase today. If it doesn't arrive by Thursday, we move the launch. FYI @[PM]. |
| Cliente disconforme | [Client] is unhappy about [item]. Call at [time]. Please don't reply in the shared channel until we align. |
| Cambio | FYI: [Client] moved the launch to [date]. I'm updating the plan now. |
| Cobertura | I'm off from [date] to [date]. [Name] covers. Notes are here: [link]. |
| Pedido de revisión | Can someone review the copy before 2 pm? [link]. Comments in the doc. |
- Hilos: responde en el hilo, no en el canal, para que el canal siga legible.
- Canales: un canal por cliente o proyecto. Separa lo urgente, la facturación y la charla social.
- Menciones: menciona a la única persona que tiene que actuar. Si mencionas a todo el equipo, nadie actúa.
- Reacciones: pulgar arriba para 'visto', tilde para 'listo'. Acuerda el significado con el cliente.
- Tiempos de respuesta: defínelos desde el primer día, por ejemplo 'dentro de un día hábil'. Y cúmplelos.
- 'Quick question': evítalo. Escribe la pregunta directamente, con contexto, para que se pueda responder sin llamada.
- @channel y @here: solo para emergencias reales que afectan a todos. Nunca para recordatorios.
- Temas largos o serios: pásalos a email o llamada y después publica la decisión en Slack.
- Nunca te quejes del cliente en un canal que puede ver. Revisa el nombre del canal antes de publicar.
Tono: reescrituras oración por oración
| Muy directo | Mejor |
|---|---|
| Send me the assets. | Could you send the assets by Wednesday, 3 pm ET? |
| You didn't answer my email. | Just following up on my note from Monday. Any update? |
| That's not in the scope. | That's outside what we agreed. I can quote it as an add-on. |
| We can't do it by Friday. | Friday is tight. Monday is realistic. Would that work? |
| The client is wrong about the data. | I see the numbers a little differently. Can I walk you through them? |
| You forgot to attach the file. | It looks like the file didn't come through. Could you resend it? |
| As I said before, the deadline is Friday. | A quick reminder that the deadline is Friday, 5 pm ET. |
| Why did you change the brief? | I noticed the brief changed. Could you help me understand what's new? |
| This is impossible. | This is a stretch with the current timeline. Here is what we can do instead. |
| I don't agree. | I hear you. My concern is [reason]. Could we try [option]? |
| You need to decide today. | We need a decision today to keep the launch date. |
| Your feedback is confusing. | Could you clarify the feedback on [item]? I want to get it right. |
| The launch is late because of you. | The launch moved because we're still waiting on [item]. Here is how we can catch up. |
| We already did that. | We covered that in [doc]. I'll link it here in case it helps. |
| I can't open it. | I'm having trouble opening the link. Could you check the sharing settings? |
| Whatever you prefer. | Both work for us. I'd suggest [A] because [reason]. |
| I'm busy this week. | This week is full on our side. I can look at it on Monday. |
| Muy vago | Mejor |
|---|---|
| I'll send it soon. | I'll send it by Tuesday, 5 pm ET. |
| Let me know what you think. | Could you approve or share changes by Thursday? |
| We'll talk next week. | Let's talk Tuesday at 11 am ET. I'll send an invite. |
| There is a small issue. | The ad was rejected for [reason]. We'll resubmit today. |
| Any news? | Do you have an update on the budget? We need it to launch on the 15th. |
| Demasiado | Mejor |
|---|---|
| Sorry, sorry, so sorry for the delay!! | Thanks for your patience. Here is the file. |
| I was just wondering if maybe you could possibly look at this? | Could you review this by Thursday? |
| Please advise. | Which would you like: A or B? |
| Don't worry about it. | We've got it covered. You don't need to do anything. |
| There was a mistake in the ad. | We made an error in the ad, and we've fixed it. |
| Suena a traducción | Inglés natural |
|---|---|
| I'll be waiting your answer. | I look forward to your reply. |
| Please, confirm me the date. | Please confirm the date. |
| I attach the file. | I've attached the file. |
| Cordial greetings, | Best regards, |
| Any doubt, tell me. | If you have any questions, let me know. |
| Just to remember you the deadline. | Just a reminder about the deadline. |
| We are in the line with the budget. | We're in line with the budget. |
| I send you the report tomorrow. | I'll send you the report tomorrow. |
| Objetivo | Más suave | Más firme |
|---|---|---|
| Pedir algo | Could you send it by Friday? | I need it by Friday to keep the launch date. |
| Dar un plazo | It would help to have it by Friday. | The deadline is Friday, 5 pm ET. |
| Decir que no | I'm afraid that won't work with the timeline. | We can't include that in this phase. |
| Reclamar una respuesta | Just checking in on this. No rush, but a reply by Thursday would help. | I need your answer by Thursday to keep the date. |
| No estar de acuerdo | I see it a little differently. | I recommend a different approach, and here is why. |
| Poner un límite | Would it be possible to keep to the original scope? | That's outside the scope. We can quote it separately. |
| Disculparse | Sorry for the delay on this. | The delay is on our side. Here is the new date. |
Suaviza el pedido, nunca el plazo. Un cliente de EE.UU. lee 'no rush' como 'sin plazo'.
Fórmulas de cortesía: would, could, mind, wondering if
Las órdenes directas como 'Send me the file' suenan descorteses en inglés, aunque en español sean normales. Usa una fórmula. Con una alcanza: no las apiles.
| Fórmula | Ejemplo | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Could you…? | Could you send the file by Friday? | El pedido por defecto. Claro y cortés. |
| Would you be able to…? | Would you be able to join at 10 am ET? | Cuando no estás seguro de que puedan. |
| Would you mind + -ing? | Would you mind sending the logo again? | Un favor chico. 'Not at all' significa que sí. |
| I was wondering if… | I was wondering if you could share the report. | Una apertura suave para un pedido más grande. |
| Would it be possible to…? | Would it be possible to move the call to Tuesday? | Pedir un cambio o una excepción. |
| Do you think we could…? | Do you think we could launch on the 16th instead? | Proponer una opción entre los dos. |
| Would it work if…? | Would it work if we send the draft on Monday? | Probar una fecha o un plan. |
| I'd appreciate it if… | I'd appreciate it if you could reply by Thursday. | Firme pero cortés, para un plazo. |
| Thanks in advance | Thanks in advance for the approval. | Con moderación. Puede sonar a que esperas un sí. |
| Apilado e inseguro | Una fórmula limpia |
|---|---|
| I was wondering if maybe you could possibly send it? | Could you send it by Friday? |
| Would you mind if I asked you to please send it? | Would you mind sending it by Friday? |
Plazos, husos horarios y horarios laborales
Buenos Aires mantiene la misma hora todo el año (UTC-3). La mayor parte de EE.UU. cambia el reloj: el horario de verano empieza el segundo domingo de marzo y termina el primer domingo de noviembre. Por eso la diferencia con tu cliente cambia dos veces al año. Escribe 'ET', 'CT', 'MT' o 'PT', que cubren las dos estaciones.
| Débil | Claro |
|---|---|
| EOD | Thursday, 5 pm ET |
| Tomorrow | Thursday, Oct 8, 3 pm ET |
| ASAP | Today by 3 pm ET |
| By Friday | By Friday, 12 pm ET |
| Next Monday | Monday, Oct 19, 10 am ET |
| At 12 | 12 pm ET (mediodía) o 12 am ET (medianoche) |
| Zona del cliente | Buenos Aires va adelantada (horario de verano de EE.UU. / de invierno) | Horas compartidas (horario de verano de EE.UU. / de invierno) |
|---|---|---|
| ET (Nueva York) | 1 hora / 2 horas | 8 horas / 7 horas |
| CT (Chicago) | 2 horas / 3 horas | 7 horas / 6 horas |
| MT (Denver) | 3 horas / 4 horas | 6 horas / 5 horas |
| PT (Los Ángeles) | 4 horas / 5 horas | 5 horas / 4 horas |
Las horas compartidas suponen que el equipo de EE.UU. trabaja de 9 a 17 y tú de 9 a 18. Revisa tu horario y el de tu cliente. Arizona en general no cambia el reloj, así que pregunta si tu cliente está ahí.
- Pon tu hora junto a la suya en invitaciones y propuestas: '10 am ET (11 am in Buenos Aires)'. Compruébala en un conversor.
- Evita 'tonight' y 'tomorrow' entre husos. Usa el día y la fecha.
- Para una entrega 'a primera hora', di la hora: '9 am ET'.
- La tarde de EE.UU. es tu noche. La mejor ventana para llamadas en vivo son las horas compartidas de arriba.
- El viernes a la tarde en EE.UU. ya es tarde para ti. No planees aprobaciones en ese horario.
- Un cliente de la costa oeste puede no responder hasta que tu día casi termina. Planea de forma asincrónica.
Feriados de EE.UU. y de Argentina
Tu calendario y el de tu cliente no coinciden. Avísale con anticipación, con fechas, y di quién cubre lo urgente. Las fechas de los feriados pueden cambiar cada año, así que revisa un calendario oficial antes de prometer fechas.
Feriados federales de EE.UU.
- Año Nuevo (1 de enero)
- Día de Martin Luther King Jr. (tercer lunes de enero) y Presidents Day (tercer lunes de febrero)
- Memorial Day (último lunes de mayo)
- Juneteenth (19 de junio)
- Día de la Independencia (4 de julio). Si cae en fin de semana, el día libre puede pasar al día hábil más cercano
- Labor Day (primer lunes de septiembre)
- Columbus Day o Día de los Pueblos Indígenas (segundo lunes de octubre) y Veterans Day (11 de noviembre)
- Thanksgiving (cuarto jueves de noviembre). Muchos clientes tampoco trabajan el viernes
- Navidad (25 de diciembre)
Momentos de marketing para planificar
- Black Friday (el día después de Thanksgiving) y Cyber Monday (el lunes siguiente): los clientes de retail y ecommerce suelen estar al máximo. Pide temprano sus fechas de congelamiento y de aprobación
- Semana de Navidad: muchos equipos de EE.UU. bajan el ritmo entre Navidad y Año Nuevo. Confirma quién está disponible
- Fines de semana largos (Memorial Day, 4 de julio, Labor Day): las aprobaciones que vencen antes de un fin de semana largo suelen perderse. Pídelas un día antes
Días en que tu equipo puede no trabajar
- Feriados nacionales argentinos: por ejemplo el 1 de mayo, el 25 de mayo, el 9 de julio (la Independencia de Argentina, no la de EE.UU.) y el 25 de diciembre
- Carnaval y Semana Santa
- Feriados puente: el gobierno suele sumar días libres alrededor de los feriados nacionales, y la lista cambia cada año
- Algunos feriados argentinos se mueven a un lunes u otro día según el año
- Revisa la lista oficial cada año antes de prometer fechas
Cómo comunicar tu disponibilidad
- Manda el aviso con una o dos semanas de anticipación como mínimo, y repítelo en el update semanal
- Indica las fechas, el día de regreso y la zona horaria
- Di quién cubre los pedidos urgentes y cómo contactarlo
- Planea los plazos con ambos calendarios, para que nada caiga en un día libre de cualquiera de las dos partes
- Configura una respuesta automática con la fecha de regreso
Etiqueta del email y lista antes de enviar
Destinatarios
- Para (To): quienes deben actuar. Cc: quienes deben enterarse. No pongas en copia a toda la empresa.
- Cco (Bcc): úsalo para proteger direcciones en un envío masivo, no para esconder gente en un hilo con el cliente.
- Responder a todos: solo si todos necesitan la respuesta. Revisa la lista antes de enviar.
- Suma a alguien al hilo con una línea: 'Adding [Name] to this thread.'
Formato
- Viñetas para tres o más ítems, y negrita solo para el plazo.
- Párrafos cortos de una a tres líneas. Una idea cada uno.
- Adjuntos: nombra bien el archivo ('Spring-Sale-Banner-v3.pdf') y di qué contiene. Los archivos grandes van por enlace.
- Enlaces: escribe unas palabras antes del enlace para que se entienda qué es. Verifica que el cliente tenga acceso.
- Firma: nombre, cargo, agencia, sitio web. Suma tu ciudad o zona horaria si ayuda. Sin textos legales largos ni imágenes grandes.
- Cierres: 'Best,' o 'Best regards,' o 'Thanks,'. Evita 'Cordial greetings'.
- 1
Punto
¿La primera línea dice de qué se trata?
- 2
Un pedido
¿Hay un pedido claro, o los pedidos están numerados?
- 3
Plazo
¿Tiene un día, una hora y una zona horaria?
- 4
Próximo paso
¿Dijiste qué harás después y cuándo?
- 5
Tono
¿Se lo dirías al cliente en una llamada? Suaviza lo directo y afirma lo vago.
- 6
Adjuntos y enlaces
¿Está el archivo adjunto y el enlace abre para el cliente?
- 7
Nombres y números
Revisa el nombre, las fechas, los montos y el nombre del cliente.
- 8
Destinatarios
Para, cc y cco están bien. Responder a todos es a propósito.
- 9
Asunto
¿Coincide con el pedido, con el plazo?
- 10
Léelo una vez
Léelo en voz alta o en el celular. Saca una oración. Y envía.
Preguntas
- ¿Qué largo debe tener un email a un cliente?
- Lo bastante corto para leerlo en el celular. Un pedido, un plazo con zona horaria y el próximo paso. El resto va a una llamada o a un doc.
- ¿Escribo 'Dear' o 'Hi'?
- Con la mayoría de los clientes de EE.UU., usa 'Hi [Name]'. Es amable y estándar. Usa 'Hello' si todavía no los conoces.
- ¿Alcanza con 'EOD' como plazo?
- No. ¿El fin del día de quién? Escribe 'Thursday, 5 pm ET'. Nombrar la zona horaria evita casi todas las confusiones.
- ¿Cuántas veces puedo reclamar una aprobación?
- Haz seguimiento al cabo de uno o dos días hábiles, y después otra vez indicando qué pasa si no hay respuesta, por ejemplo que la fecha se mueve. Cambia el asunto cada vez.
- ¿Cómo digo que no a un trabajo extra sin molestar al cliente?
- Agradece, di que está fuera del alcance acordado y ofrece un próximo paso: un presupuesto o una fase posterior.
- ¿Cómo doy una mala noticia?
- Dila pronto y con claridad, da la nueva fecha, explica en una línea, cuenta qué estás haciendo y fija el próximo update.
- ¿Cuándo uso Slack en vez de email?
- Slack es para preguntas rápidas y de bajo riesgo. Decisiones, aprobaciones, facturas y malas noticias van por email, y si sirve, una nota breve en Slack.
- ¿Es descortés decir 'Sorry for the inconvenience'?
- Está bien, pero es vago. Di qué pasó y qué harás. Una disculpa específica se lee mejor que una de manual.
- ¿Cómo escribo fechas y horas de EE.UU.?
- Escribe 'Thursday, Oct 8, 3 pm ET'. Primero el mes, después el día, y siempre una zona horaria. Escribe el mes con letras para evitar la confusión de 03/04.
- ¿Con cuánta anticipación aviso mis feriados argentinos?
- Con toda la que puedas, al menos una o dos semanas, y repítelo. Muchos feriados y días puente se anuncian con tiempo, así que revisa la lista oficial y avisa temprano al cliente.
- ¿Cómo digo 'quedo atento' en inglés?
- 'I look forward to your reply' o 'Let me know what you think'. Mejor todavía: cierra con un próximo paso y una fecha.
- ¿'As per my last email' suena mal?
- Puede sonar a fastidio. Prueba 'Quick recap:' o 'Following up on my note from Monday'.
- ¿Uso signos de exclamación?
- Uno está bien para sonar cálido, por ejemplo 'Thanks!'. Más de uno en un email a un cliente puede verse poco profesional.
- ¿Qué zona horaria uso con un cliente con equipos en varios estados?
- Pregunta en cuál trabajan y úsala en todos los plazos. Si el cliente está repartido, escribe la hora en la zona de quien decide.
- ¿Qué hago si el cliente me escribe de noche?
- No tienes que responder enseguida. Marca la expectativa con una línea: 'We'll reply first thing tomorrow, [time] ET.' Da un teléfono solo para emergencias reales.
- ¿Cuál es la diferencia entre cc y bcc?
- Los destinatarios en cc son visibles para todos y deben seguir el hilo. Los de bcc quedan ocultos para los demás. Usa bcc para envíos masivos, pocas veces en hilos con clientes.
- ¿Cómo sueno seguro con un nivel intermedio?
- Usa oraciones cortas, una fórmula para los pedidos y un set fijo de plantillas. Lo claro le gana a lo sofisticado. Lee el email en voz alta antes de enviar.
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